"Sistem Pengelolaan Data Surat " Fasilitas Penelurusan Data Administrasi Persuratan - Urusan Umum PN. Bangkinang
Tentang Sistem Pengelolaan Data Surat
- Puji Syukur kita panjatkan kehadirat Allah SWT, dengan izinnya Tim IT Pengadilan Negeri Bangkinang telah berhasil membangun Aplikasi Pengelolaan Data Surat, aplikasi ini ditujukan kepada urusan Umum untuk melakukan pengelolaan data surat secara elektronik.
- Pembuatan aplikasi ini merupakan jawaban terhadap kelemahan dalam mengelola data surat menyurat di Bagian Umum Pengadilan Negeri Bangkinang, terutama dalam hal mengarsipkan atau mengagendakan kartu kendali surat masuk dan surat keluar, dimana menurut aturannya harus dicatat dalam buku agenda surat masuk dan surat keluar dan juga harus dicatat pula dalam buku agenda bantu perbagian /ruangan. pencatatan secara manual yang berulang-ulang membutuhkan tenaga dan waktu yang banyak serta staf yang khusus mengerjakan pekerjaan tersebut.
- Kendala yang lain adalah dalam hal pencarian surat-surat yang telah lalu, dikarenakan proses pencatatan masih manual maka butuh waktu lama untuk menemukan surat masuk ataupun keluar, terlebih lagi jika data surat yang akan dicari sudah lama atau beberapa bulan bahkan tahun yang lalu, ini menjadi beban tersendiri bagi staf umum dalam pengarsipan data surat.
- Atas kondisi ini maka TIm IT PN. Bangkinang membangun Aplikasi Pengelolaan Data Surat, aplikasi ini terdiri dari dua bagian yaitu aplikasi berbasis desktop untuk proses input data surat masuk dan keluar yang hanya terinstal di Ruangan Umum dan aplikasi berbasis web untuk penelusuran/ pencarian data surat yang dapat diakses disetiap ruangan dengan memanfaatkan jaringan komputer yang telah ada. harapannya adalah bagi pegawai yang ingin mencari informasi tentang surat dapat langsung mencarinya diruangan masing-masing tanpa harus datang atau minta bantuan kepada Bagian Umum.
- Aplikasi ini juga dilengkapi dengan proses cetak pelaporan untuk agenda surat masuk - surat keluar dan sub bantu agenda surat masuk - surat keluar, meskipun sudah dilengkapi dengan fasilitas percetakan laporan tetapi dibagian umum juga masih tetap mencatat secara manual agenda dan buku batu surat masuk dan surat keluar. Namun harapanya kedepan adalah bahwa aplikasi ini dapat menggantikan proses manual secara total sehingga lebih efisien dan efektif dalam bekerja.
- Semoga aplikasi ini dapat bermanfaat serta meningkatkan kinerja kita khususnya di Bagian urusan Umum PN Bangkinang dan umumnya bagi seluruh pegawai PN Bangkinang.
Petunjuk Penggunaan Sistem Pengelolaan Data Surat
Langkah langkah dibawah ini akan membantu anda jika anda mengalami kesulitan dalam menggunakan sistem ini, langkah sebagai berikut:
- Jalankan Web browser (seperti mozilla, opera, internet explorer, dll) kemudian pada alamat web ketikkan 192.168.1.150 kemudian tekan enter maka akan muncul halaman Intro Pengadilan Negeri Bangkinang
- Pada halaman Intro Pengadilan Negeri Bangkinang terdapat empat menu utama yaitu Sistem Informasi Penelusuan Perkara (SIPP/CTS), Aplikasi Pengelolaan Data Surat, Sistem Informasi Perpustakaan (masih dalam pembuatan) dan website resmi Pengadilan Negeri Bangkinang. selanjutnya pilihlah dengan melakukan Klik pada Aplikasi Pengelolaan Data Surat maka akan muncul aplikasi yang dimaksud.
- Aplikasi Pengelolaan Data Surat terdiri dari empat menu utama yaitu Menu Surat Masuk, Menu Surat Keluar, Menu Surat Keputusan (SK) dan yang terakhir Menu Laporan,
- untuk mendapatkan informasi tentang surat pilih lah salah satu dari menu-menu diatas misalkan pilih menu surat masuk maka akan muncul daftar surat masuk yang sudah diinputkan kedalam aplikasi, (admin sudah menginputkan data surat masuk dan keluar per 02 Januari 2014)
- Selanjutnya kita dapat melakukan pencarian surat dengan memfilter berdasarkan kata kunci kriteria tertentu misalkan berdasarkan antara tanggal tertentu, atau pencarian berdasarkan kolom tertentu misalkan pencarian berdasarkan nomor surat, tanggal disposisi, isi ringkasan, pengirim, tujuan dan sebagainya. misalkan kita ingin mencari surat dengan kata kunci pencarian "Isi Ringkasan yang mengandung kata Relaas" dengan menekan tombol "Cari" maka akan ditampilkan dalam tabel hasil pencarian tersebut.
- khusus untuk menu sub bagian surat masuk dan keluar maka pertama harus memilih nama surat sub/bagain terlebih dahulu baru data ditampilkan dalam tabel, misalkan pilih terlebih dahulu surat sub/bagian "Pidana", "Perdata", "Hukum" dan sebagainya..
- Selamat Mencoba dan Memanfaatkan Aplikasi ini..